KI-Telefonassistent: nimmt an, fragt nach, gibt weiter.
Stand November 2026: MVXIM bietet die Einrichtung für Unternehmen an. Die eigene MVXIM-Nummer ist noch nicht mit einem Assistenten verbunden.
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Sprach-KI, die eingehende Anrufe für ein Unternehmen annimmt, sich zu Beginn als KI zu erkennen gibt, das Anliegen und auf Wunsch eine Rückrufnummer erfasst und beides nach festen Regeln an einen Menschen weitergibt. Anders als ein Anrufbeantworter, der nur eine Nachricht aufnimmt, führt er ein kurzes Gespräch, sagt, dass er eine KI ist, und erfasst das Anliegen. Rufnummer, Telefonie- und KI-Anbieter, Zeiten und Weiterleitung werden für jedes Unternehmen eingerichtet.
Für wen sich ein KI-Telefonassistent eignet
- Betriebe, die Anrufe verpassen, weil alle beim Kunden oder auf der Baustelle sind
- Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen mit vielen Terminanfragen am Telefon
- Kanzleien und Beratungsbüros mit vielen gleichartigen Anfragen
- Unternehmen, die außerhalb der Geschäftszeiten Anliegen aufnehmen möchten
- Betriebe, die Rückrufbitten heute auf Zetteln sammeln
Was meistens schiefläuft
Verpasste Anrufe
Wer nicht durchkommt, versucht es oft woanders.
Unvollständige Notizen
Rückrufbitten ohne Nummer oder Anliegen kosten doppelte Zeit.
Unklare Regeln
Ohne festgelegte Weiterleitung landen dringende Anrufe beim Falschen oder nirgends.
Der Gesprächsleitfaden in sechs Schritten
So läuft ein Anruf mit dem Assistenten ab. Die Beispielsätze passen wir an Ihr Unternehmen an.
Begrüßung mit KI-Hinweis
Der Assistent nennt Ihr Unternehmen und sagt sofort, dass eine KI spricht.
„Guten Tag, Sie sind bei [Ihr Unternehmen]. Ich bin der KI-Telefonassistent und nehme Ihr Anliegen und auf Wunsch eine Rückrufnummer auf. Wie kann ich Ihnen helfen?“
Anliegen
Eine kurze Nachfrage ist erlaubt, wenn sie zum Verständnis nötig ist. Sensible Angaben werden nicht erfragt.
„Was möchten Sie erreichen, oder wobei brauchen Sie Unterstützung?“
Name
Gefragt wird nur nach dem Namen, nicht nach Anschrift, E-Mail oder Budget.
„Wie darf ich Sie nennen?“
Rückrufnummer bestätigen
Die Nummer ist freiwillig. Sie wird langsam in Blöcken wiederholt; ist sie unklar, wird nicht geraten.
„Ich habe die Nummer nicht sicher verstanden. Möchten Sie sie noch einmal nennen oder lieber ohne Rückrufnummer fortfahren?“
Zusammenfassen
Name, Nummer und Anliegen werden vorgelesen und bestätigt. Bei einer Korrektur liest der Assistent alles noch einmal vor.
„Ich habe notiert: [Name], Rückrufnummer [Nummer], Anliegen [kurze Zusammenfassung]. Ist das richtig?“
Übergabe oder Abschluss
Verbunden wird nur, wenn eine Weiterleitung eingerichtet ist und funktioniert. Sonst endet das Gespräch freundlich, ohne Zusage eines Rückrufzeitpunkts.
„Danke. Ich habe Ihr Anliegen aufgenommen. Einen festen Rückrufzeitpunkt kann ich nicht versprechen. Auf Wiederhören.“
Was wir für Ihr Unternehmen einrichten
| Bereich | Was wir mit Ihnen festlegen | Wovon es abhängt |
|---|---|---|
| Rufnummer | Bestehende Nummer mit Rufumleitung oder neue Nummer | Ihr Telefonanbieter und Tarif |
| Telefonie-Anbieter | Über welchen Dienst die Anrufe laufen, mit neuer oder übernommener Rufnummer | Verfügbarkeit von Rufnummern im gewünschten Land, Kosten und Vertragsunterlagen |
| KI-Anbieter | Welcher Sprachdienst das Gespräch führt | Gesprächsqualität im Test, Datenschutzunterlagen und Speicherorte |
| Zeiten | Ob der Assistent immer annimmt oder nur, wenn besetzt ist oder niemand abhebt | Ihre Geschäftszeiten und Ihre Vertretung |
| Weiterleitung | Wer Anrufe übernehmen darf, unter welcher Nummer, und was passiert, wenn niemand erreichbar ist | Ob eine menschliche Übergabe eingerichtet ist und im Test funktioniert |
| Zusammenfassung | Wie Name, Nummer und Anliegen bei Ihnen ankommen | Ihre vorhandenen Werkzeuge, etwa Postfach oder CRM |
| Datenschutz | Aufzeichnung und Transkription bleiben aus; die Datenschutzinformation wird vorbereitet | Anbieter, Speicherfristen und die rechtliche Prüfung |
Rufnummer
- Bestehende Nummer mit Rufumleitung oder neue Nummer
- Ihr Telefonanbieter und Tarif
Telefonie-Anbieter
- Über welchen Dienst die Anrufe laufen, mit neuer oder übernommener Rufnummer
- Verfügbarkeit von Rufnummern im gewünschten Land, Kosten und Vertragsunterlagen
KI-Anbieter
- Welcher Sprachdienst das Gespräch führt
- Gesprächsqualität im Test, Datenschutzunterlagen und Speicherorte
Zeiten
- Ob der Assistent immer annimmt oder nur, wenn besetzt ist oder niemand abhebt
- Ihre Geschäftszeiten und Ihre Vertretung
Weiterleitung
- Wer Anrufe übernehmen darf, unter welcher Nummer, und was passiert, wenn niemand erreichbar ist
- Ob eine menschliche Übergabe eingerichtet ist und im Test funktioniert
Zusammenfassung
- Wie Name, Nummer und Anliegen bei Ihnen ankommen
- Ihre vorhandenen Werkzeuge, etwa Postfach oder CRM
Datenschutz
- Aufzeichnung und Transkription bleiben aus; die Datenschutzinformation wird vorbereitet
- Anbieter, Speicherfristen und die rechtliche Prüfung
Anbieter-Abo oder einrichten lassen?
| Kriterium | Abo, selbst eingerichtet | Von MVXIM eingerichtet |
|---|---|---|
| Gesprächsleitfaden | Meist Vorlage des Anbieters, von Ihnen angepasst | Für Ihr Unternehmen geschrieben, mit KI-Hinweis und Ihren Regeln |
| Rufnummer und Weiterleitung | Richten Sie selbst ein | Mit Ihnen festgelegt und eingerichtet |
| Test vor dem Livegang | Ihre Aufgabe | Testprotokoll: unklare Nummern, Stille, Abbruch, Preisfragen, Weiterleitung |
| Datenschutzinformation | Ihre Aufgabe | Checkliste mit Anbieter, Zweck, Speicherfristen und Empfängern |
Gesprächsleitfaden
- Meist Vorlage des Anbieters, von Ihnen angepasst
- Für Ihr Unternehmen geschrieben, mit KI-Hinweis und Ihren Regeln
Rufnummer und Weiterleitung
- Richten Sie selbst ein
- Mit Ihnen festgelegt und eingerichtet
Test vor dem Livegang
- Ihre Aufgabe
- Testprotokoll: unklare Nummern, Stille, Abbruch, Preisfragen, Weiterleitung
Datenschutzinformation
- Ihre Aufgabe
- Checkliste mit Anbieter, Zweck, Speicherfristen und Empfängern
Kriterien, keine Preise.
Wie die Einrichtung abläuft
Nummer und Anbieter klären
Bestehende Nummer mit Rufumleitung oder eine neue Nummer; wir vergleichen Verfügbarkeit, Kosten und Datenschutzunterlagen.
Gesprächsleitfaden schreiben
Begrüßung mit KI-Hinweis, Fragen, Zusammenfassung und Abschluss, mit Ihren Regeln.
Mit Testnummer prüfen
Unklare Nummern, Stille, Abbruch, Preisfragen und Weiterleitung werden getestet, bevor ein echter Anruf durchkommt.
Livegang mit Rückfallebene
Umgestellt wird erst, wenn Rückruf und menschliche Übergabe funktionieren. Als Rückfallebene bleiben Mailbox oder eine Person.
Was Sie erhalten
- Gesprächsleitfaden mit KI-Hinweis
- Einrichtung von Rufnummer oder Rufumleitung
- Regeln für Weiterleitung und Rückruf
- Testprotokoll vor dem Livegang
- Checkliste für die Datenschutzinformation
Was der Assistent nicht tut
- Keine Preis-, Termin- oder Vertragszusagen
- Keine Aufträge annehmen
- Keine sensiblen Daten erfragen
- Nie behaupten, ein Mensch zu sein
- Keinen Rückrufzeitpunkt versprechen
- Keine Aufzeichnung oder Transkription, solange Datenschutz und Einwilligung nicht geklärt sind
Datenschutz und KI-Hinweis
Der Assistent sagt gleich zu Beginn, dass eine KI spricht. Das verlangt auch die KI-Verordnung der EU (Art. 50). Aufzeichnung und Transkription bleiben ausgeschaltet, bis Datenschutz und Einwilligung geklärt sind. Für Ihre Datenschutzinformation erhalten Sie eine Checkliste mit Anbieter, Zweck, Speicherfristen und Empfängern.
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Kann der Telefonassistent Anrufe rund um die Uhr annehmen?
Zeiten und Verfügbarkeit hängen von der gewählten Telefonie- und Anbieter-Konfiguration ab. Eine durchgehende Erreichbarkeit ist nicht pauschal zugesagt.
Wie werden Anrufe weitergeleitet?
Wir legen mit Ihnen fest, welche Anliegen erfasst und an welche Menschen oder Stellen sie weitergeleitet werden. Die konkrete Umsetzung hängt von Rufnummer und Anbietern ab.
Spricht die KI mit unseren Kunden?
Ein Telefonassistent kann nach freigegebenen Regeln Anrufe annehmen und Anliegen erfassen. Umfang und Anbieter legen wir vor der Umsetzung gemeinsam fest.
Ist das DSGVO-konform?
Das hängt von Ihrem Setup und Ihren Verträgen ab. Wir planen datensparsam und dokumentieren, welcher Dienst welche Daten verarbeitet, damit Ihre Datenschutzprüfung alles hat, was sie braucht.
Hört der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Der Assistent sagt gleich zu Beginn, dass eine KI spricht. Das verlangt auch die KI-Verordnung der EU (Art. 50).
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Das hängt von Anbieter, Minutenpreisen und Umfang ab. Feste Preise veröffentlichen wir derzeit nicht. Nach einem Gespräch erhalten Sie einen schriftlichen Umfang mit Angebot.
Eignet sich ein KI-Telefonassistent für eine Arztpraxis?
Für wiederkehrende Anliegen wie Terminwünsche und Rückrufbitten ja, wenn die Regeln eng gefasst sind. Der Assistent gibt keine medizinischen Auskünfte und fragt keine Gesundheitsangaben ab, sondern nur Name, Rückrufnummer und das Anliegen in Stichworten. Weil in Praxen besonders geschützte Daten anfallen (Art. 9 DSGVO), prüfen Sie Anbieter, Verträge und Speicherorte vor dem Start mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Kann der Assistent Termine vereinbaren?
Er sagt im Gespräch keine Termine zu, sondern nimmt den Terminwunsch als Anliegen auf. Eine Buchung über Ihren Kalender lässt sich als eigenes Automatisierungsprojekt nach Ihren Regeln einrichten.
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